Arquivo

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Caro Wellington, boa tarde!
O Projeto de Gestão Documental da Câmara deu início neste ano com a aprovação da Resolução 20/2020 que instituiu o Arquivo da Câmara de Ponte Nova. O projeto se divide nas seguintes fases:

1 – instituição do Arquivo (com a aprovação e publicação da Resolução);
2 – Diagnóstico acervo através do Levantamento dos itens documentais em formulário próprio;
3 – confecção dos Instrumentos de Gestão
a) Plano de Classificação (funcional);
b) Tabela de Temporalidade dos Documentos;
5 – Aprovação/Publicação dos Instrumentos de Gestão;
6 – Organização da massa documental de acordo com os critérios definidos nos Instrumentos de Gestão aprovados.
a) Separação dos documentos que já estão prescritos para o Descarte;
b) Higienização dos documentos (retirada de grampos, clips, gominhas ou qualquer outro agente que cause danos ao documento);
c) Separação dos documentos segundo a sua Função, Subfunção e atividade;
d) Acondicionamento em capas de papel alcalino, devidamente identificadas;
e) Acondicionamento das capas em caixas-arquivo de papelão, devidamente identificadas;
f) Identificação e Registro dos documentos em planilha ou sistema de gestão (ainda a ser definido);
g) Ordenação das caixas-arquivo nas estantes de acordo com o Plano de Classificação de Documentos.
h) Sinalização do acervo.

Estamos usando como referência o Modelo de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos – área fim e meio – CAM/SAESP.

Os documentos eram ordenados segundo critérios empíricos de organização. Com a implantação do Projeto de Gestão Documental a organização do arquivo será feita de acordo com critérios objetivos e normatizados.